Notas Fiscais Eletrônicas: entenda os motivos e saiba como evitar a rejeição de notas

A rejeição de notas fiscais eletrônicas (NF-e) é uma preocupação frequente no universo empresarial. Este entrave, no entanto, pode ser facilmente superado na maioria dos casos, dado o rápido diagnóstico do motivo de recusa e a agilidade na correção, possibilitando a emissão correta da nota.

Ao adentrar no processo de emissão da NF-e, é essencial obter a autorização da Secretaria de Fazenda (SEFAZ). Este procedimento, que compreende uma série de etapas de comunicação entre a SEFAZ e a Receita Federal, é vital para garantir a validade da nota fiscal.

Entendendo a rejeição

Uma NF-e é rejeitada quando emitida de maneira errônea, contendo dados inconsistentes, incoerentes ou incompletos. A SEFAZ, por meio de seu sistema, realiza a rejeição de forma imediata, fornecendo um código de erro para correção instantânea, conforme esclarece o Manual de Orientação do Contribuinte.

A validação da NF-e pode resultar em três situações distintas:

Rejeição: a NF-e é descartada, não sendo armazenada no banco de dados, mas pode ser corrigida e retransmitida;

Autorização de uso: a NF-e é armazenada no banco de dados;

Denegação de uso: a NF-e é armazenada no banco de dados com esse status nos casos de irregularidade fiscal do emitente.

Denegação de uso

É fundamental diferenciar notas fiscais denegadas das rejeitadas. A denegação é motivada pela situação das empresas envolvidas, não do documento, e pode ocorrer por irregularidades fiscais do emitente, do destinatário ou quando o destinatário não está habilitado a operar na UF. A resolução envolve regularizar pendências junto à SEFAZ.

Principais motivos de rejeição

O extenso Manual de Orientação do Contribuinte enumera quase 500 razões que podem levar à rejeição de uma NF-e. Entre os códigos mais comuns, destacam-se:

Códigos 207 e 208: CNPJ Inválido

Descrição: indica CNPJ inválido do emitente (207) ou destinatário (208).

Como Evitar: cerificar cuidadosamente os CNPJs antes da emissão da nota.

2. Código 213: inconsistência com Certificado Digital

Descrição: CNPJ na nota difere do cadastrado no certificado digital.

Como Evitar: confira o CNPJ cadastrado no certificado digital.

3. Código 220: fim do Prazo de Cancelamento

Descrição: tentativa de cancelamento após 24 horas da autorização.

Como Evitar: estabelecer rotinas gerenciais para refazer notas fiscais canceladas.

4. Códigos 229 a 234: problemas com a IE

Descrição: informa falta de Inscrição Estadual (IE) do emitente ou destinatário.

Como Evitar: verificar a IE das empresas envolvidas.

5. Código 327: CFOP Inválido para Devolução de Mercadoria

Descrição: aponta CFOP inválido para notas fiscais de devolução.

Como Evitar: verificar o CFOP adequado para devoluções.

6. Código 539: duplicidade

Descrição: Identifica duplicidade na NF-e com diferença na chave de acesso.

Como Evitar: Verificar se a nota fiscal já foi emitida antes de retransmitir.

7. Códigos 602 e 603: discrepância com PIS e Cofins

Descrição: informa divergência no total do PIS (602) ou Cofins (603) em relação aos itens sujeitos ao ICMS.

Como Evitar: verificar os cálculos de PIS e Cofins.

Estratégias para evitar rejeições

A palavra-chave para evitar rejeições é organização. Inconsistências nos cadastros de clientes e fornecedores, além de registros desatualizados, são fontes comuns de rejeição. Automatizar a emissão de notas fiscais e integrá-las a um sistema de gestão reduz erros de digitação, enquanto a revisão de dados cadastrais e o estabelecimento de processos gerenciais são práticas essenciais.

Consultando os códigos de rejeição

Para consulta dos códigos de rejeição, o Manual de Orientação do Contribuinte, disponível no Portal da Nota Fiscal Eletrônica, apresenta uma tabela detalhada intitulada "Motivos de Não Atendimento da Solicitação" nas páginas 118 a 130.

Embora a rejeição de notas fiscais eletrônicas represente um desafio para as empresas, compreender os códigos e interpretá-los oferece à administração a oportunidade de corrigir problemas e garantir a emissão eficiente de futuras notas fiscais.